Pricewaterhouse Coopers Frankfurt
Komplexe Dokumente im PDF-Workflow drucken
Finanzen sind immer Vertrauenssache. Deshalb stellen Wirtschaftsprüfer beim Erstellen ihrer Berichte höchste Sicherheits anforderungen an die Arbeitsabläufe. Der Druck-Workfl ow lässt sich dennoch höchst komfortabel gestalten, wie das aktuelle Projekt bei PricewaterhouseCoopers (PwC) in Frankfurt zeigt: Dort wurde ein weitgehend automatisierter PDFWorkflow für die Berichtserstellung installiert.
PricewaterhouseCoopers gehört in Deutschland zu den führenden Prüfungs- und Beratungs-Organisationen. An 37 Standorten in Deutschland arbeiten die Mitarbeiter von PwC für nationale und internationale Mandanten jeder Größe. Die Kerndienstleistungen umfassen die Wirtschaftsprüfung und prüfungsnahe Dienstleistungen, die Steuerberatung sowie die Corporate Finance-Beratung. Die Rechtsberatung wird durch die unabhängige Gesellschaft PwC Veltins angeboten.
"Ein Prüfungsbericht kann aus 20 bis 300 A4- und A3-Seiten aus diversen Office-Programmen und Originalen bestehen“, berichtet Elfriede König, die für diese Abläufe im Report Department „Financial Services“ verantwortlich ist. Allein in ihrem Bereich fallen bis zu einer Million Seiten im Monat an. „Und bisher war es kaum möglich, einen schlanken Workf low zu erreichen."
Als am Standort Frankfurt im Jahr 2002 zwei Fachbereiche räumlich zusammengelegt wurden, sah Elfriede König die Chance zur Modernisierung der neuen, gemeinsamen Hausdruckerei: "Erstens wollten wir wegen der langen Wege im Hause unsere Berichte digital in unsere Druckerei versenden, zweitens sollte möglichst auch der Workflow in der Druckerei einfacher werden."
Das PDF-Format erschien als ideales "Transportmittel": Das Dokument wird im Report Department druckfertig zusammengestellt – also an der Stelle im Arbeitsablauf, wo man ohnehin jede einzelne Seite bearbeitet und prüft.
Hier werden die zu einem Bericht gehörenden Originale digitalisiert und mit den bereits ins PDFFormat konvertierten Dateien zur "Druckdatei" zusammengefasst. Die Hausdruckerei erhält diese Datei über die Software Infotec INFOSTREAM. Elfriede König: "An dieser Schnittstelle muss bereits jedes Detail hundertprozentig stimmen."
Michael Rotermund, IT-Projektleiter im Hause PwC, war bei diesem Projekt auch für das Zusammenspiel von Hardware und Software zuständig: "Wir wollten in jedem Fall unseren Bestand sinnvoll integrieren, nicht gleich alles neu anschaffen. Da konnten uns die Systemplaner von Danka schon im Vorfeld wichtigen Input geben." Neben den bekannten Office-Programmen und Adobe Acrobat gehört nun die INFOSTREAM Software mit Job-Tickets zu den zentralen Software-Komponenten. "INFOSTREAM benutzten wir ja schon", präzisiert Rotermund, "allerdings hat Danka das Job-Ticket um zusätzliche Funktionen wie beispielsweise Berichts-Formate, Farbe, Verteilerschlüssel, spezielle Versanddaten oder Termine erweitert."
Mit diesen neuen Job-Tickets arbeiten fünf Absender-Arbeitsplätze im Report Department und drei Empfänger-PCs in der Druckerei.
Dort installierte Infotec drei HEIDELBERG Digimaster 9110 Systeme, davon zwei mit Bäuerle-Modul für die automatische Z-Falzung der A3-Seiten. "Außerdem arbeiten hier zwei DANKA IC5000 Color-Systeme", erzählt Michael Rotermund, "und auch zwei vorhandene Canon Schwarzweiß-Geräte mit ScanFunktion haben wir integriert."
Ein wichtiger Vorteil bei PwC-typischen Eil-Produktionen: Bei Maschinen-Stillstand kann auf dem selben Geräte-Typ in der selben Qualität weiter produziert werden.
"Die sicher größten Herausforderungen für Infotec waren die Format-Erkennung durch den Druckertreiber und die automatische Ansteuerung der A3-Falzung." Das Binden der fertigen Berichte bleibt für die PwC-Drucker auch noch künftig Handarbeit. "Wir konnten aber die vorbereitenden Schritte so weit wie möglich automatisieren", freut sich Michael Rotermund. "Das spart unter dem Strich enorm viel Zeit und Aufwand."
Bislang ist der neue PDF-Workflow erst für eine der beiden Berichtsabteilungen verfügbar.Die andere Abteilung liefert derzeit noch herkömmliche "Papier-Aufträge" an, die in der Druckerei über zwei Imagedirect 665 Hochleistungs-Scanner für den Digitaldruck vorbereitet werden. In der nächsten Berichtssaison allerdings soll auch hier auf den digitalen PDF-Workflow umgestellt werden.
Die übrigen PwC-Standorte in Deutschland könnten schon bald von dem erfolgreichen Pilotprojekt in Frankfur t prof itieren. "PwCDruckereien unserer Größenordnung gibt es ja mehrere in Deutschland", schaut Elfriede König in die Zukunft, "da geben wir unsere guten Erfahrungen gerne weiter."
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