Druckaufträge in der Hausdruckerei managen

Die Vorwerker Diakonie ist Rahmenvertragspartner von Infotec, wenn es um die Anschaffung von Druck- und Kopiersystemen geht. Die Vorwerker Diakonie ist Träger vielfältiger Einrichtungen der Alten-, Behinderten-, Jugend-, Sucht- und Gefährdetenhilfe, eines Hospizes sowie von Einrichtungen für psychisch Kranke und einer Fachklinik für Kinder- und Jugendpsychiatrie und Psychotherapie.

Neben der Ausstattung der Büroumgebung der Vorwerker Diakonie hat Infotec auch das zentrale Druckzentrum mit Produktionssystemen für Farb- und Schwarzweiß-Druck ausgestattet. In der ursprünglichen Fotokopierzentrale standen viele Arbeitsplatzdrucker mit unterschiedlichen Technologien. Diese wurden durch produktive Multifunktionssysteme abgelöst.

Auf das Druckzentrum (Büroservice) der Vorwerker Diakonie greifen für größere Druckaufträge alle Einrichtungen zu. Deshalb war es erforderlich, das Daten-Handling straff zu organisieren und das Auftragsvolumen für die Büroservicemitarbeiter abzusichern: mit der Workflow-Software InfoStream 2000 von Infotec. Der Büroservice, in dem Menschen mit und ohne Behinderung arbeiten, bekommt jede Datei mit einem InfoStream 2000-JobTicket als Auftragszettel. „Das ist viel komfortabler und sicherer als Druckaufträge per E-Mail oder Post, weil alle Auftragsdaten bis hin zu Kostenstelle und Adressverteiler einheitlich benannt sind“, sagt Frank Reimer, Leiter Büroservice.

Alle Einrichtungen können über das digitale JobTicket direkt auf die Dienstleistungen des Büroservices zugreifen – und die bestehen keineswegs nur aus Druck und Kuvertierung. Es werden z.B. auch Formulare als Block oder Einzeldurchschreibesätze, Mitarbeiterzeitungen, Mailings, A3-Farbplakate und Fortbildungshefte als A4-Broschüren produziert.

Soviel Dienstleistung macht Appetit auf mehr. Zukünftig ist geplant, mit der Internet DirectPrint Software von Infotec die Übertragung und Verwaltung von Druckaufträgen via Internet oder Haus-Netzwerk möglich zu machen.

Alle Einrichtungen, die Druckaufträge über den Büroservice abwickeln möchten, erhalten zunächst ihre persönlichen Zugangsdaten und können dann druckfertige Dateien an einen Server senden. Dazu ist neben einem vorhandenen Web-Browser und einem Internet-Zugang keine zusätzliche Software erforderlich. Das Auftragsmanagement wird dadurch enorm einfach und komfortabel.