Johannes Gutenberg- Universität in Mainz

Komplexer Workflow mit verschiedenen Sicherheitsstufen

Benannt nach dem in Mainz geborenen Erfinder des modernen Buchdrucks, setzt die Johannes Gutenberg-Universität auf vernetzten Workflow in Farbe und Schwarzweiß. Das Besondere daran: Sicherheitskritische Daten aus der Verwaltung und Internet-Aufträge externer Institute lassen sich gleicher maßen komfortabel verarbeiten.

Die Universität Mainz wurde vor mehr als 525 Jahren gegründet, heute zählt man hier 32.000 Studierende, rund 1.800 wissenschaftliche und 6.200 nichtwissenschaftliche Beschäftigte. „Die Zentraldruckerei bietet ihre Dienste vor allem der Uni und ihren Bediensteten an“, sagt Regierungs-Amtfrau Jutta Münster, die als Leiterin des Referats Innere Dienste unter anderem auch für die Uni-Druckerei verantwortlich ist. „Besonders zu Anfang und zu Ende jedes Semesters haben wir für die Verwaltung und die Institute alle Hände voll zu tun.“ Und da zeigte sich in den letzten Jahren, dass die früher durchaus bewährte analoge Kopiertechnik den heutigen Ansprüchen an Qualität, Arbeitsablauf und Kostenstruktur nicht mehr genügt.

Zum Beispiel bei der Qualität: „Detailreiche SchnittDarstellungen für die medizinische Fakultät wurden früher abfotografiert und in der Druckerei vervielfältigt“, schildert Jutta Münster. „Wenn man das mit Analog-Kopierern macht, gehen viele feine Linien verloren.“ Kostensenkungen sollten vor allem durch eine wirtschaftlichere Produktion erreicht werden – gemischte Dokumente mit reinen Schwarzweiß- und Farb-Seiten standen hier im Fokus. Wo möglich wollte man auch Aufträge von externen Dienstleistern ins Haus zurück holen – durch Qualität und Service. „Allein eine Übertragung der Dokumente via Netzwerk bringt ja spürbare Zeitersparnis, weil wenigstens ein Weg über den weitläufigen Campus entfällt.“

Um eine möglichst sichere Ausgangsposition zu erhalten, wurden im Rahmen eines Consulting-Projekts präzise Daten zu Kapazität und Bedarf in der UniDruckerei erhoben.

Die Auftragsstruktur erwies sich als übersichtlich – allerdings galt es, sehr unterschiedliche Netzstrukturen zu integrieren: „Unser internes VerwaltungsNetz ist stark abgesichert“, erklärt Jutta Münster, „die externen Netze der Institute dagegen müssen direkt aus dem Internet erreichbar bleiben. Deshalb sollten ÜbergabeMöglichkeiten geschaffen werden, die den SicherheitsLevel des internen Netzes nicht tangieren.“

Diese Vorgabe freilich ist für die Systemplaner bei Infotec einfach zu lösen: Zur Abwicklung, Steuerung und Abrechnung im gesamten internen Bereich, dem besonders geschützten Verwaltungs-Netz und dem Druckereinetz, dient die bewährte Workflow-Software INFOSTREAM.

Für die externen Instituts-Netze, die ihre Druckdaten via Internet über eine Firewall anliefern, wählte man die DirectPrint Software von InfoStream, die zur präzisen Auftragsübermittlung individuell anpassbare Web-Tickets mitbringt. So lässt sich stets die Authentisierung und Autorisierung gegenüber der zentralen Nutzerverwaltung gewährleisten, gleichgültig woher der Auftrag kommt.

Die eigentliche Installation fand in mehreren Phasen statt, um einen fließenden Übergang von der herkömmlichen Arbeitsweise auf den neuen vernetzten Workflow zu gewährleisten und den laufenden Betrieb nicht zu stören.

So installierte Infotec zum Ende des Sommersemesters 2003 zunächst die Drucksysteme, zwei DIGIMASTER 9110 Systeme und ein hoch produktives Vollfarbsystem DANKA IC 5000e. Auch ein Scan-Platz mit HEIDELBERG IMAGEDIRECT 665 Scanner und der intuitiv bedienbaren DOCs Software von Infotec wurde gleich eingerichtet; hier digitalisiert man noch als Papiervorlage existierende Studienmaterialien und Archiv-Dokumente. In der nächsten Phase bis zum Beginn des Wintersemesters im Oktober führten die Infotec Techniker die Vernetzung durch, stellten mit Internet DirectPrint die Verbindung zu den externen Netzen her und aktivierten das INFOSTREAM Accounting-Modul zur automatischen Abrechnung nach Kostenstellen.

Auch die Vorzüge der neuen Drucktechnik liegen auf der Hand: Selbst Aufträge mit geringem Umfang und niedriger Auflage können nun sehr kostengünstig in hoher Qualität produziert werden. Und mit der neuen vollautomatischen Inline-Endverarbeitung erwartet Jutta Münster einen regelrechten Auftrags-Boom für schwarzweiße und teilfarbige Broschüren: „Schließlich lassen sich Broschüren viel besser lesen, versenden und archivieren als einfach geheftete Dokumente.“